Người quản lý giỏi là người biết cách hài hòa đồng thời: kho dữ liệu, đồng nghiệp, đối tác. Nó là cần thiết để hiểu những lời khuyên sau đây. Cũng như kinh nghiệm thực tế từ các nhà quản lý dự án nổi tiếng để giúp tránh những thiếu sót và sai lầm không cần thiết khi thực hiện một dự án mới.

  1. 1. Duy trì sự thông suốt của mọi người

Các bên liên quan ở đây không chỉ bao gồm khách hàng, nhà đầu tư mà còn cả các thành viên của dự án. Duy trì giao tiếp với khách hàng và nhà đầu tư sẽ giúp các nhà quản lý xác định các yêu cầu và mục tiêu của dự án. Duy trì việc trao đổi giữa các thành viên. Nó sẽ giúp công việc được cập nhật liên tục, chủ động, tránh lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết. Nếu bạn áp dụng kinh nghiệm quản lý dự án tốt, mục tiêu của bạn là một nửa thành công.

  1. 2. Phân chia công việc rõ ràng

Screen Shot 2018 03 27 at 4.27.11 PM

Không bao giờ để tình trạng ” cha chung không ai khóc ” khi quản lý dự án. Tất cả các công việc cần thiết phải được phân công rõ ràng, với một người rõ ràng hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm. Kinh nghiệm quản lý dự án này sẽ làm tăng tính minh bạch của người dùng trong tổ chức, đồng thời cung cấp cho các thành viên một đức tính tích cực, cố gắng, táo bạo và sẵn sàng.

  1. 3. Quản lý rủi ro tốt

Theo khảo sát của PWC, trong số những dự án có hiệu quả cao, có tới 83% dự án mà các nhà quản lý luôn chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho những tình huống xấu nhất có thể xảy ra.

Khi một dự án mới được triển khai, sẽ luôn có những rủi ro nhất định mà bạn không thể lường trước được. Do đó, chuẩn bị nhiều kế hoạch thay thế rủi ro hoặc quyết liệt hơn là tổ chức một nhóm quản lý khủng hoảng, đây sẽ là một bước đi khôn ngoan cho một người quản lý dự án.

  1. 4. Có kế hoạch rõ ràng.

Xây dựng một kế hoạch hoàn chỉnh sẽ là chìa khóa để dự án của bạn có thể đi đúng tiến độ và đạt được các mục tiêu mong đợi. Với một kế hoạch rõ ràng trong tay, nhóm dự án sẽ biết phải làm gì, ưu tiên những gì trong thời điểm hiện tại. Việc công việc quản lý của bạn có dễ dàng hay không phụ thuộc rất nhiều vào kế hoạch này.

  1. 5. Cập nhật tài liệu liên tục

Trong một số quy trình công việc nhất định, việc tạo và cập nhật các loại tài liệu là bắt buộc: nhóm phát triển sản phẩm và dịch vụ không thể tiến hành công việc mà không có tài liệu về các yêu cầu dự án , nhóm tiếp thị yêu cầu các tài liệu thị trường để đưa ra các chiến lược tiếp thị phù hợp; Nhóm kinh doanh mong muốn một bộ tài liệu đầy đủ mô tả các sản phẩm và dịch vụ có thể được giới thiệu cho khách hàng. Có vô số loại tài liệu khác có thể phát sinh trong suốt quá trình thực hiện dự án. Do đó, ghi lại những điều quan trọng sẽ vừa đảm bảo lưu thông thông tin giữa các nhóm dự án, vừa là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra quyết định lớn liên quan đến dự án.

Tuy nhiên, giới hạn các tài liệu về những thứ thủ tục không cần thiết bởi vì đó là một tội ác rất tốn thời gian của doanh nghiệp. Dựa trên kinh nghiệm quản lý dự án dài hạn, bạn sẽ có cơ sở để khẳng định rằng: Sau tất cả, khách hàng chỉ quan tâm đến việc đầu ra có tốt hay không.

  1. 6. Lắng nghe và trao đổi

Các cuộc họp này là vô cùng thiết thực cho cả khách hàng và nhóm dự án. Về phía khách hàng, họ sẽ có cơ hội lắng nghe báo cáo tiến độ dự án, thêm các yêu cầu hoặc thay đổi mới. Về phía nhóm dự án, họ sẽ có cơ hội đánh giá lại công việc đang tiến hành, về những gì đã được thực hiện trong quá khứ và những gì cần được thực hiện trong tương lai. Dự án sẽ được chia thành các mốc thời gian cụ thể, giúp các nhà quản lý điều tiết công việc dễ dàng hơn.

  1. 7. Công cụ quản lý dự án ứng dụng

Trong số các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, có tới 87% doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý dự án. Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án Premium Code là một trong những kinh nghiệm quản lý dự án thiết thực nhất, phản ánh nhu cầu của thực tế. Ưu điểm lớn nhất của các phần mềm này là tích hợp tất cả các công cụ để kết nối và quản lý tiến trình của nhóm: trao đổi nhóm, quản lý kho dữ liệu của bộ phận, quản lý giám sát hỗ trợ.

  1. 8. Thay đổi và cải thiện

Bản chất của dự án là thay đổi liên tục. Nếu người quản lý cứ bám víu vào những thói quen cũ, những khái niệm cũ, những cách thức cũ, dự án chắc chắn sẽ không thành công hoặc sẽ không thể đạt được kết quả như mong đợi. Do đó, trong vai trò của một nhà lãnh đạo, bạn cần trở nên nhạy cảm với những cách thức mới, phương pháp mới, nhận những yêu cầu mới (trong khả năng của nhóm dự án) và điều chỉnh linh hoạt. kế hoạch hành động, liên tục thực hiện các cải tiến để làm thế nào để đạt được kết quả tốt nhất.

Thông qua 8 kinh nghiệm quản lý dự án này, các nhà lãnh đạo có thể bằng cách nào đó đã tìm ra giải pháp cho vấn đề phối hợp tổng thể để có hiệu quả hơn. Tuy nhiên, tất cả các mẹo này sẽ chỉ dừng lại ở cấp độ lý thuyết nếu bạn không cố gắng áp dụng chúng để xử lý các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải. Thành công hay thất bại của dự án phụ thuộc rất nhiều vào vai trò tiên phong của một người quản lý như bạn!

Nếu bạn cần sử dụng phần mềm quản lý dự án, vui lòng liên hệ với chúng tôi để có phần mềm quản lý dự án tốt nhất hoặc đăng ký tại đây .

 

 

Related Posts